ニュースリリース

重要文書管理システムを千葉銀行様に納入
文書の厳正な管理を実現

2012年11月27日

 情報管理ソリューションのトッパン・フォームズ株式会社(以下、トッパンフォームズ)は、ICラベルを使うことで、重要文書の誤廃棄を防ぐ「文書管理システム」を開発、株式会社千葉銀行様(以下、千葉銀行様)に納入しました。同システムは千葉銀行様文書保存センター(千葉市)で本稼動を開始しています。このシステムは、トッパンフォームズの資産管理パッケージソフト「Easy Checkout/イージーチェックアウト」を金融機関向けに機能拡張したものです。一段と高まっている情報セキュリティー管理強化への要望に対応して、重要文書の誤廃棄防止とともに、貸出・返却、棚卸しなど日常業務における効率性も追求しました。

 近年、金融機関においては、個人情報保護法や内部統制の強化を背景に、重要文書の厳正な管理が求められています。その一環として、支店における重要文書の誤廃棄などの事務リスクを回避するために、重要文書を、支店から大規模な保存センターに移管して集中管理する傾向が強まっています。しかし、大量の重要文書を正確かつ効率よく管理するには、バーコードによる管理には限界があり、ICラベルを利用するシステムに注目が集まっています。

 「イージーチェックアウト」は、文書保管箱にICラベルを貼付し、その中に保管する書類を入れた封筒のバーコードとひも付けを行うことで、書類単位での個別管理はもちろんのこと、データ構造上、文書保管箱と書類を親子の関係で管理することが可能となります。今回、支店番号や台帳発行年度などの項目を追加するなど、金融機関向けにデータベースを再設計しました。また、ボタンの配置や表示文字の大きさなど、文書保存センターで作業するオペレーターに配慮したユーザーインターフェースを取り入れました。トッパンフォームズでは、今回の納入実績をきっかけに地方銀行や信用金庫などの金融機関に対して販売活動を行い、2015年度に5億円の販売を目指しています。

本システムの特長

  • 1. 棚卸し作業の負荷軽減
    棚のバーコードラベルを読み取ることで、棚にある保管箱の理論在庫をハンディー端末の画面に表示し、まとめて読み取った保管箱のICラベルデータと突き合わせて効率的な棚卸しを実現
  • 2. 誤廃棄の防止
    廃棄対象保管箱の情報と、棚の保管箱のICラベルデータをハンディー端末画面で確認して棚から取り出し、さらに保管箱を廃棄業者に引き渡す際にも保管箱のICラベルを読み取る多重確認で誤廃棄を防止
  • 3. 簡単かつ正確な証跡管理
    ICラベルを用いることで、保管・貸出・返却・廃棄の作業履歴が簡単(自動)かつ正確に記録されるため、書類の所在や作業履歴の迅速な追跡が可能
  • 4. 他システムとの連携
    (各営業店からの文書情報を登録する)千葉銀行様の上位システムとの連携機能
  • 5. 保管箱と書類のひも付け管理
    保管箱にICラベル、文書にバーコードを貼付し、保管箱と文書をひも付けて管理することで、紛失や入れ間違いを防止し、厳格な管理が可能

本システムの構成

  • 1. システム
    (ア)文書管理アプリケーション(サーバーおよびクライアントPC)
    (イ)貸出・返却・廃棄、棚卸し実績取得アプリケーション(ハンディー端末)
  • 2. ハードウエア
    (ア)サーバーおよびクライアントPC
    (イ)ハンディー端末(貸出・返却・廃棄、棚卸し実績取得用)
    (ウ)ICラベルプリンター
  • 3. 媒体
    (ア)ICラベル(文書保管箱用)
    (イ)バーコードラベル(封筒用)

以上

  • ※「Easy Checkout/イージーチェックアウト」は、トッパン・フォームズ株式会社の登録商標です。

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トッパン・フォームズ株式会社 社長室広報部
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