ニュースリリース

クラウド型文書情報管理サービス「DocValue」の提供を開始
書類の保管を倉庫からクラウドへ簡単切り替え

2015年2月4日

情報管理ソリューションのトッパン・フォームズ株式会社(以下、トッパンフォームズ)は、契約書や領収書および長期保管が義務付けられている企業内帳簿ファイルなどの文書情報を電子化し、イメージファイル形式で一括管理するクラウドサービス「DocValue/ドックバリュー」を開発、2015年4月よりサービス提供を開始します。
「ドックバリュー」はクラウド環境に電子化された文書情報や画像データを格納することで、「e-文書法」や「電子帳簿保存法」に適応した形式での長期保管を低コストで実現し、現在企業の負担となっている書類の保管費用や倉庫までの運搬費用を削減します。また、アクセス権の設定や保管期限の登録、ワークフロー機能などを利用しての2次利用が可能となります。
大量の文書情報の電子化は、トッパンフォームズがスキャニングやデータ入力などのビジネスプロセスアウトソーシング(BPO)サービスとして一括で請け負います。BPOはお客様の要望に合わせて、お客様の拠点に人員を派遣して行うオンサイトBPO、もしくは当社センターでの処理を行うことで、お客様が従来自社で行っていた事務処理を削減します。

DocValueのご利用画面(予定)

背景

2014年12月30日に発表された来年度の税制改正大綱において、「税務関係書類に係るスキャナ保存制度の見直し」が公表され、要件が緩和されました。これにより、現在紙で保管している契約書や領収書などの税務関係書類を電子保管することでコスト削減を図る企業の増加が予想されます。
「ドックバリュー」では文書情報をクラウド環境に格納する時に、保存要件であるタイムスタンプやユーザーIDなどの入力者等に関する情報を付与することで、より簡単に電子保管への切り替えをサポートします。また、ドキュメント管理機能に応じて2つの価格帯をご用意し、お客様のニーズに最適な形での導入を行います。

特長

  1. 電子化した文書情報の保管・管理をクラウド化し、大幅なコスト削減を実現
    電子化された文書情報はクラウド環境へ格納されるため、膨大な量のイメージファイルでも低コストで保管・管理することが可能です。
  2. 「e-文書法」や「電子帳簿保存法」に対応
    データベースに格納するイメージファイルにタイムスタンプやユーザーIDなどの入力者等に関する情報を付与することで、文書の電磁的保存要件の「見読性」「完全性」「機密性」「検索性」を担保します。
  3. 当社が提供する他のサービスと組み合わせ、「文書ライフサイクル」のICT化をサポート
    帳票の電子化サービス、スキャニングやデータ入力などのビジネスプロセスアウトソーシングサービスや帳票電子閲覧サービス「WebBureau/ウェブビューロー」などと組み合わせることで文書の作成、保管から廃棄までの「文書ライフサイクル」のICT化を一括サポートします。
DocValueのご利用フロー

今後の展開

トッパンフォームズではICT技術を活用し事業連携を強化することで、お客様が求める文書管理業務の全てにソリューションを提供できるよう適用業務範囲の拡大に努めます。また、セミナーやイベントの開催をはじめとしたプロモーション活動を行い、文書管理業務におけるICT活用の総合提案を行うことで販売拡大へとつなげていきます。
トッパンフォームズでは、「ドックバリュー」を中心とした契約書等の電子的管理・長期保存サービスを展開し、2017年度までの3年間で2億円の受注を目指します。

以上

※「DocValue/ドックバリュー」は、トッパン・フォームズ株式会社にて、商標登録出願中です。

※「WebBureau/ウェブビューロー」は、トッパン・フォームズ株式会社の登録商標です。

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トッパン・フォームズ株式会社 広報部

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TEL:03(6253)5730<ダイヤルイン>